哈囉大家好~

昨天提到 Planner 是一個管理專案進度的工具，將 Planner 與 Teams 團隊串聯，也可以讓小組成員以更有效率追蹤並溝通專案進度。我們也建立的處理組織內「IT 相關問題」的「IT 問題回報中心」Planner ，今天就要針對 Planner 搭配 IT 問題回報 Microfost Form及 Power Automate 設計一個組織內部 IT 問題回報自動化流程。

再次提醒，我們需要釐清一個自動化流程希望達到的目的，規劃流程並進行步驟拆解。

接下來，我們來拆解我不同應用程式的用途 ：

• Planner：管理組織內部 IT 問題的解決進度
• Form：IT 問題回報表單
• Power Automate： 串聯 Form 及 Planner，並在 Planner 建立新任務後自動通知 Teams 小組的自動化流程

以下是利用 Form 製作的 IT 問題回報表單，你都可以在依據需求，新增其他的欄位：

此外，我們也要再次確認，Planner的分類設計，昨天提到我個人會偏好使用收到的 IT 問題為分類新增不同「貯體(Buckets)」，也提供我設計的 Planner 面板給大家參考，此外，我有多設計一個「尚未分類的問題的貯體(Buckets)」，目的是將透過 Form 回報 IT 問題會正的分類，並全部指派給一位 IT 小組成員，讓他在收到問題時在重新分類至指定的 Planner 貯體(Buckets)，並指派給對應的處理人員，接者負責的處理人員就可以接受進行後續處理了。

完成前置設定之後，就可以到 Power Automate 設定我們的自動化流程拉~

我們可以使用「從 Microsoft Forms 在 Planner 中建立工作，並在 Teams 中張貼訊息」這個範本，以填寫「IT 問題回報表單」作為觸發，讓 Power Automate 開始執行自動化流程。

這邊就是我設計的步驟：

1. 以填寫「IT 問題回報表單」作為觸發
2. 收集「IT 問題回報表單」的回覆
3. 擷取「IT 問題回報表單」的回覆在 Planner 中新增任務卡片
4. 通知指定 Teams 小組有新增的 Planner任務

所以在完成「IT 問題回報表單」Power Automate 自動執行流程之後Planner 就會新增任務卡片，並指派給指定小組成員，接著該位小組成員就可以依照問題分類，將任務卡片指派給其他成員，並透過 Planner管理進度。

也提供 Teams 發布通知的畫面如下：

如果你有更多想法，也歡迎跟我分享。

溫秘書下班囉～